Geen facturen en bonnetjes meer bewaren
Het heeft even geduurd, maar de belastingdienst is eindelijk akkoord met het digitaal bewaren van bonnetjes en facturen. Dit betekent een doorbraak voor de mogelijkheden van online boekhouding.
Wanneer je jouw administratie bij ons onder hebt gebracht kun je eenvoudig bonnetjes fotograferen met je telefoon en direct als pdf naar je online administratie sturen. Deze worden grotendeels automatisch door de software gelezen en direct ingeboekt. Dat werkt als volgt:
Hoe moesten "vroeger" facturen en bonnetjes bewaard worden?
- Bonnetjes en facturen moesten origineel beschikbaar zijn voor een periode van 7 jaren
- Zelfs facturen die je digitaal binnen kreeg moest je uitprinten
- De gegevens van de facturen (leverancier, datum, btw, bedrag) moesten handmatig overgetypt worden in de boekhoudsoftware
- Elke maand of kwartaal moest je de bonnetjes op volgorde van het bankafschrift leggen en aanleveren bij de boekhouder
- Een periodieke afspraak met je boekhouder was noodzakelijk om je stukken aan te leveren, als je vervolgens iets was vergeten moest je een tweede afspraak maken om de ontbrekende stukken alsnog aan te leveren.
- Elk bonnetje en elke factuur kreeg een nummer om deze later terug te kunnen vinden
- Verkoopfacturen moest je uitprinten en vervolgens handmatig bijhouden of ze betaald waren of niet
- Als je een keer een factuur nodig had voor garantie o.i.d. was de kans groot dat je eerst de boekhouder moest bellen of mailen om deze op te vragen
We zien dat bovenstaande werkwijze nog steeds veelvuldig wordt toegepast door veel administratiekantoren, gelukkig stappen steeds meer boekhouders over op moderne systemen.
Binnen Boerhof Financiële Diensten lopen we hierin voorop, we hebben onszelf tot doel gesteld het maximale uit de beschikbare software te halen en laten software ontwikkelen/aanpassen als we vinden dat het nog efficiënter kan.
Hoe gaat Boerhof Financiële Diensten te werk?
- We digitaliseren de gehele boekhouding, veel van onze klanten doen dit zelf, voor sommige klanten doen wij dit als de klant dat wenst
- Als klant kun je bonnetjes en facturen rechtstreeks vanuit onze boekhoud app fotograferen, de documenten komen dan automatisch op de juiste plek in de administratie terecht
- Je kunt bonnetjes en facturen ook scannen en ze vervolgens mailen of uploaden in je eigen beveiligde gedeelte van onze online portal
- Als klant kun je de stukken aanleveren wanneer het jou uitkomt, sommige klanten doen dit dagelijks (meteen na een etentje even een foto van het bonnetje maken), andere klanten gaan er één keer per maand of per kwartaal doorheen. Je bepaalt zelf wanneer je aanlevert.
- Wij verwerken doorgaans binnen 48 uur de aangeleverde stukken zodat de online administratie meteen bijgewerkt is
- Onze software herkent het grootste deel van de data (leverancier, bedrag, btw, datum etc.) we controleren vervolgens de boekingen op basis van het voorstel vanuit de software, dit gaat uiteraard veel sneller dan wanneer we alle date moeten overtypen
- Wanneer je naar je cijfers kijkt kun je altijd doorklikken tot aan de factuur, je ziet de digitale factuur dan meteen in beeld. Als je ooit een factuur weer nodig hebt kun je hem dus eenvoudig vinden en downloaden.
Ben je nieuwsgierig geworden naar onze werkwijze en hoe dit voor jouw onderneming zou kunnen werken? Je kunt altijd vrijblijvend contact met ons opnemen, we maken graag een afspraak met je om jouw situatie tot in detail door te spreken.