In een gemiddeld bedrijf zijn vrij veel verschillende inkomende en uitgaande geldstromen, je hebt verschillende soorten omzet en verschillende kosten. Om dit inzichtelijk te houden moet je dit op een bepaalde manier bij gaan houden, anders kun je namelijk geen aangifte doen.
De belastingdienst wil dit ook inzichtelijk hebben om te kunnen controleren of je alle btw afdraagt die je zou moeten afdragen en niet btw terugvraagt waar je geen recht op hebt. Om dit bij te kunnen houden is een universeel systeem bedacht dat alle ondernemers en ondernemingen moeten gebruiken, dit is het facturatie systeem.
Alle ondernemers die iets verkopen, een dienst leveren of op wat voor manier dan ook omzet genereren moeten daar een factuur van maken. Je maakt elke factuur twee keer, één voor je eigen administratie en één voor de klant. Op deze manier heb je van alle omzet die je gegenereerd hebt zelf facturen gemaakt en krijg je van kosten en inkopen die je hebt gemaakt een factuur van de leverancier.
Door het gebruik van dit systeem kan de belastingdienst bij een controle zien op basis van alle facturen hoeveel btw je moet afdragen en hoeveel je mag terugvragen. Er mag dus in feite geen euro je bedrijf binnenkomen of uitgaan zonder dat hier een bewijsstuk van is. Niet alle transacties gaan op basis van een factuur, bij privé onttrekkingen maak je bijvoorbeeld geen factuur, hier zit echter ook geen btw op. Alle transacties waarbij btw een rol speelt moeten bewezen kunnen worden aan de hand van een factuur.
Het is dus, wanneer je als ondernemer iets koopt, heel belangrijk daar een factuur bij te vragen, heb je geen factuur dan mag je de btw niet terugvragen.
Een factuur moet aan een aantal eisen voldoen, de verplichte onderdelen van een factuur zijn:
Je maakt dus voor elke verkoop die je doet een factuur, zodra je een factuur hebt uitgegeven mag je deze niet meer wijzigen, je zou dan namelijk onder hetzelfde factuurnummer twee verschillende facturen in omloop hebben en dit is voor de belastingdienst niet te controleren.
Als je wijzigingen in een factuur wilt aanbrengen doe je dit doormiddel van een creditnota. Deze creditnota heeft ook een factuurnummer die anders is dan het factuurnummer van de originele factuur.
De creditnota is in feite een omgekeerde factuur, alle onderdelen zijn hetzelfde alleen het bedrag is negatief in plaats van positief. Je kunt een creditnota voor het volledige factuurbedrag doen, maar je kunt ook een deel van het factuurbedrag crediteren.
Stel: je verkoopt een product voor € 1.000 en je stuurt een factuur voor € 1.210 (inclusief btw). De klant is niet geheel tevreden en je spreekt met hem af dat hij/zij een korting van € 100 krijgt. Je stuurt dan een creditnota voor € 121 (inclusief btw). In totaal is dan 900 euro exclusief btw gefactureerd.
Het oplopende factuurnummer is belangrijk, hier mogen geen “gaten” inzitten. Dit zou namelijk kunnen betekenen dat je van bepaalde omzet wel een factuur hebt gemaakt en deze niet hebt opgeven, waardoor je er geen btw over betaalt. De nummers moeten dus altijd op elkaar aansluiten, je mag wel werken met verschillende reeksen.